Dokumente verwalten mit einem DMS System

DMSDocument Managament System oder DMS ist die Verwaltung digitaler Dokumente in einer Datenbank.
Wir können Ihnen in einem Projekt ein eigenes DMS aufbauen, einrichten und mit einem ersten Stand an Dokumenten liefern. Wir digitalisieren Ihre Papierdokumente und pflegen Sie in Ihr DMS ein.

Es besteht aber auch die Möglichkeit Papierdokumente zu digitalisieren und für Ihr Haus eigenes DMS bereit zustellen. Hier haben wir verschiedene Varianten die Daten zu übergeben.


Leistungen

  • Digitalisieren von kompletten Aktenordnern
  • Digitalisieren von Einzelnen Belegen
  • Scannen im Stapel
  • Scannen Kleinformat z. B. A6, A5, A4 und A3
  • Scannen Großformat z. B. Pläne und technische Zeichnungen usw.
  • Digitalisierte Dateien als PDF Dateien
  • Volltexterkennung OCR und Barcodeerkennung
  • Benennung von Dateien und Ordnern (Indexierung)
  • Suchfunktion über alle Dokumente
  • Individuelle Kategorien wie Datum, Auftragsnummer, Rechnungsnummer usw.
  • Einrichtung von Dokumentenvorlagen für eine automatische Ablage von Belegen
  • Server Client Installation (Client für Windows, Mac OS, Linux), App für iOS und Android, Web Version
  • Server für NAS

Wir sind Reseller für ecoDMS


ecoDMS Archiv
ecoArchiv

Das ecoDMS Archiv ist ein modernes, plattformunabhängiges und revisionskonformes Client-Server-System. Es dient der datenbankgestützten Archivierung elektronischer Dokumente. Papiergebundene und digitale Unterlagen können mit ecoDMS in einem zentralen Dokumentenarchiv eingescannt, archiviert, verwaltet und wiedergefunden werden. Mit wenigen Mausklicks werden die Dokumente revisionskonform archiviert, automatisch volltextindiziert und bei Bedarf ohne das Zutun des Nutzers kategorisiert. Eine intelligente Dokumentenerkennung ermittelt dabei selbstständig die Dokumentenzugehörigkeit und legt die Dateien mit der passenden Klassifizierung für die zuständigen Anwender ab. Via Desktop-Client, Smartphone, Tablet und Weboberfläche kann in Sekundenschnelle auf das Archiv zugegriffen werden. Modernste Suchfunktionen machen die Dokumentensuche so einfach wie googeln. Die Software ist schnell installiert und einfach zu bedienen.


ecoMAILZ E-Mail Archivierung
ecoMAILZ

Mit ecoMAILZ können aktuelle und bestehende E-Mails inklusive deren Anhänge automatisch, gesetzeskonform und direkt vom Mailserver archiviert werden. Das Startdatum der E-Mailarchivierung kann flexibel vom Nutzer festgelegt werden. Um den rechtlichen Anforderungen der E-Mail-Archivierung nachzukommen und gleichzeitig nicht archivierungspflichtige E-Mails von der Archivierung auszuschließen, arbeitet ecoMAILZ mit einem zweistufigen Archivierungskonzept. Hierbei erhält jede Nachricht einen entsprechenden Status. In Kombination mit einer frei konfigurierbaren Sichtungsfrist kann über den Status der aktuelle Archivierungsstand verwaltet werden.

Alle Daten liegen sicher beim Kunden in Containern und nicht auf fremden Servern, bei der ecoDMS GmbH oder “einfach manipulierbar” auf dem Dateisystem. ecoMAILZ bietet volle Funktionalität für wenig Geld.


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