Ihr Scandienstleister ReproProfi Dresden GmbH: Schnell und zuverlässig digitalisiert
Scandienstleister  offenes Archiv

Im Büroalltag häufen sich schnell große Berge an Akten und Papier an. Wenn man hier nicht regelmäßig aufräumt, wird dieser Prozess zu einer scheinbar unlösbaren Aufgabe – besonders, wenn zusätzlich alles digitalisiert werden muss. Dazu greift man am besten auf das Know-how eines Scandienstleister zurück. Wir bei der ReproProfi Dresden GmbH sind Ihr Spezialist für Archivierung, Digitaldruck und Reprografie. Ihre Aktenberge bringen wir schnell wieder zum Schrumpfen und sorgen dafür, dass alles seine Ordnung hat.


Chaos adé

Eines unser Spezialgebiete ist die Archivierung. Als Scandienstleister digitalisieren wir Ihre Unterlagen und legen sie in Archiven nach Ihren Vorgaben an. Ob offenes oder hybrides Archiv: Sie geben vor und wir führen aus. Das praktische daran: Sie können Ihre Unterlagen einfach bei uns abgeben und wir erledigen als Scandienstleister den Rest. Ihre Fotos, Pläne und Dateien bereiten wir dann nach Ihren vorgegebenen Ablagestrukturen auf, sodass Sie anschließend alles leicht wiederfinden. Undurchsichtige Akten waren gestern – wir sorgen für Ordnung in Ihrem Büro.


offenes Archiv

Das offene Archiv ist wie der Name schon sagt offen und kann später noch bearbeitet und ergänzt werden.
Sagen Sie uns wo wir Ihre Unterlagen abholen sollen und wir kümmern uns um den Rest.
Wir scannen und digitalisieren Ihre Belege und Dokumente. Diese werden von uns aufbereitet, gescannt, mit einer Texterkennung (OCR) versehen, Indexiert und entsprechend Ihrer Ablage bzw. Vorgaben abgelegt.
Sie haben immer die Möglichkeit dieses Archiv weiter auszubauen bzw. können selber Daten ändern aber auch löschen. Diese Variante wird meistens als ein Arbeitsarchiv genutzt.


Leistungen:

  • Abholung Ihrer Dokumente (Logistik)
  • Aufbereitung der Dokumente
  • Scannen der verschiedenen Belege
  • Texterkennung (OCR)
  • Indexierung und Benennung
  • Aufbau und Ablagestruktur
  • Datenausgabe als PDF oder PDF/A
  • Verschiedene Datenträger (CD-ROM, DVD-ROM, USB-Stick & USB-Festplatte)
  • Datenübertragung (FTP, oder gesicherter eigene Cloud Lösung)
  • Datenschutz gerechte Aktenvernichtung nach Ihrer Freigabe
  • Rücklieferung der Dokumente

Ablauf der Archivierung

Ablauf der Archivierung

 

hier wird der Ablauf einmal vereinfacht dargestellt.

  • Die Ordner oder Dokumente werden verpackt
  • Transport zur ReproProfi Dresden GmbH nach Freital bei Dresden
  • Auspacken und Sortieren der Ordner in Reinflog
  • Vorbereitung der Belege – Metall wie Büroklammern und Eckheftungen entfernen
  •  Scannen der Belege
    – Kleinformat (A5, A4 und A3) auf Dokumenten Scannern digitalisieren
    – Großformat (>A3) scannen auf Planscanner digitalisieren
  • Kleinformat durchläuft eine OCR (Texterkennung)
  • manuelle Indexierung / Benennung der Dateien und Ordner
  • Datenausgabe auf
    – CD/DVD-ROM
    – USB-Stick
    – USB-Festplatte
    – Datenübertragung (z.B. FTP, Cloud)
  • Datenschutzgerechte Vernichtung oder zurück heften der Dokumente
  • Lieferung

Einige unserer Gebiete, die wir als Scandienstleister abdecken:


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Sie benötigen einen Scandienstleister? Wir sind Ihr Ansprechpartner. Gerne erstellen wir Ihnen ein unverbindliches Angebot. Sie erreichen uns telefonisch unter 0351/8776070.