offenes Archiv

offenes digitales ArchivDas offene Archiv ist wie der Name schon sagt offen und kann später noch bearbeitet und ergänzt werden.
Sagen Sie uns wo wir Ihre Unterlagen abholen sollen und wir kümmern uns um den Rest.
Wir scannen und digitalisieren Ihre Belege und Dokumente. Diese werden von uns aufbereitet, gescannt, mit einer Texterkennung (OCR) versehen, Indexiert und entsprechend Ihrer Ablage bzw. Vorgaben abgelegt.
Sie haben immer die Möglichkeit dieses Archiv weiter auszubauen bzw. können selber Daten ändern aber auch löschen. Diese Variante wird meistens als ein Arbeitsarchiv genutzt.


Reproprofi ist Ihr Experte für Aktendigitalisierung

Die Archivierung wird oft als notwendiges Übel gesehen, die in manchen Bereichen aus rechtlichen Gründen unerlässlich ist. Die entsprechenden Archive werden kontinuierlich größer und beanspruchen viel Lagerfläche. Als Spezialisten für Aktendigitalisierung befreit Reproprofi Sie von lästigen Aktenbergen und verschafft Ihnen zugleich mehr Übersicht. Wir verwenden die neuesten Scansysteme und eine eigens entwickelte Software, um Ihr digitales Archiv anzulegen. Dabei erledigen wir auch alle logistischen Arbeiten für Sie. Wir holen die Unterlagen bei Ihnen ab, führen die Aktendigitalisierung durch und stellen Ihnen das elektronische Archiv zu Verfügung – digital oder auf Datenträgern.

Digitale Unterlagen sparen nicht nur Zeit und Geld

Ihnen bieten sich durch die Aktendigitalisierung viele Vorteile: Ein elektronisches Archiv ist wirtschaftlicher, da Sie Lagerkosten sparen. Es ist rechtssicher, dank elektronischer Schlagwortsuche deutlich bequemer nutzbar und beständiger, da es weder vor Umwelteinflüssen geschützt werden muss und – da digital – nicht verfallen kann. Die Ablagestruktur konzipieren wir nach Ihren Wünschen. So stellen wir sicher, dass sie einen permanenten, spontanen und schnellen Zugriff auf sämtliche Informationen haben, ganz ohne lästiges suchen. Wir bieten Ihnen gerne die Möglichkeit eine Testversion der Aktendigitalisierung unverbindlich und kostenfrei auszuprobieren.


Leistungen

offene Archiv:

  • Abholung Ihrer Dokumente (Logistik)
  • Aufbereitung der Dokumente
  • Scannen der verschiedenen Belege
  • Texterkennung (OCR)
  • Indexierung und Benennung
  • Aufbau und Ablagestruktur
  • Datenausgabe als PDF oder PDF/A
  • Verschiedene Datenträger (CD-ROM, DVD-ROM, USB-Stick & USB-Festplatte)
  • Datenübertragung (FTP, oder gesicherter eigene Cloud Lösung)
  • Datenschutz gerechte Aktenvernichtung nach Ihrer Freigabe
  • Rücklieferung der Dokumente

Ablauf der Archivierung

Ablauf der Archivierung

hier wird der Ablauf einmal vereinfacht dargestellt.

  • Die Ordner oder Dokumente werden verpackt
  • Transport zur ReproProfi Dresden GmbH nach Freital bei Dresden
  • Auspacken und Sortieren der Ordner in Reinflog
  • Vorbereitung der Belege – Metall wie Büroklammern und Eckheftungen entfernen
  •  Scannen der Belege
    – Kleinformat (A5, A4 und A3) auf Dokumenten Scannern digitalisieren
    – Großformat (>A3) scannen auf Planscanner digitalisieren
  • Kleinformat durchläuft eine OCR (Texterkennung)
  • manuelle Indexierung / Benennung der Dateien und Ordner
  • Datenausgabe auf
    – CD/DVD-ROM
    – USB-Stick
    – USB-Festplatte
    – Datenübertragung (z.B. FTP, Cloud)
  • Datenschutzgerechte Vernichtung oder zurück heften der Dokumente
  • Lieferung