online Archiv

online ArchivDas online Archiv ist ähnlich wie das geschlossene Archiv. Sie haben die Möglichkeit mit einer komfortablen Suchfunktion über Ihr gesamtes Archiv zu suchen.
Das Archiv kann nicht verändert oder manipuliert werden.
Daten werden von der ReproProfi Dresden GmbH erfasst und eingepflegt.
Sie können das Archiv in Ihrer eigenen IT installieren und Hosten.

 


Leistungen

  • Digitalisieren von kompletten Aktenordnern
  • Digitalisieren von Einzelnen Belegen
  • Scannen im Stapel
  • Scannen Kleinformat z. B. A6, A5, A4 und A3
  • Scannen Großformat z. B. Pläne und technische Zeichnungen usw.
  • Digitalisierte Dateien als PDF Dateien
  • Volltexterkennung OCR
  • Benennung von Dateien und Ordnern (Indexierung)
  • Suchfunktion über gesamtes Archiv
  • Server und Administration von ReproProfi Dresden GmbH, Zugang mit Benutzername und Kennwort geschützt
  • keine weiteren IT Kosten oder Investitionen notwendig
  • Archiv kann projektbegleitend wachsen

Ablauf der Archivierung

Ablauf der Archivierung

hier wird der Ablauf einmal vereinfacht dargestellt.

  • Die Ordner oder Dokumente werden verpackt
  • Transport zur ReproProfi Dresden GmbH nach Freital bei Dresden
  • Auspacken und Sortieren der Ordner in Reinflog
  • Vorbereitung der Belege – Metall wie Büroklammern und Eckheftungen entfernen
  •  Scannen der Belege
    – Kleinformat (A5, A4 und A3) auf Dokumenten Scannern digitalisieren
    – Großformat (>A3) scannen auf Planscanner digitalisieren
  • Kleinformat durchläuft eine OCR (Texterkennung)
  • manuelle Indexierung / Benennung der Dateien und Ordner
  • Datenausgabe auf
    – CD/DVD-ROM
    – USB-Stick
    – USB-Festplatte
    – Datenübertragung (z.B. FTP, Cloud)
  • Datenschutzgerechte Vernichtung oder zurück heften der Dokumente
  • Lieferung